8.1 流程模擬

本章的內容都在“系統設置”菜單下面，如圖8-1。如果本企業之前沒有使用過ERP系統，也沒有對基礎數據確定編碼原則，則需先學習“8.4 分類及編碼規則設定”。如果之前基礎數據的編碼比較完善，則按順序學習即可。（之所以把導出Excel模板放在系統初始化之前講解，是為了導出的Excel模板中有樣例數據，好依葫蘆畫瓢。）

圖8-1 系統設置

（1）準備基礎數據

打開【系統設置】/【基礎數據接口】模塊，點【導出模式】，選左邊某分類，右邊表格顯示的是ERP中的現有數據，點【導出Excel模板】，如圖8-2，然后按照模板整理基礎數據。

圖8-2 基礎數據接口-導出模式

（2）系統初始化

系統上線前，需要清除ERP中的測試數據，打開【系統設置】/【系統初始化】模塊，可以點下面的【全部】，再點【初始化】，將清除所有數據，也可以保留某些項目，比如“會計科目”，只要把前面的勾去掉即可，如圖8-3。

圖8-3 系統初始化

提醒：初始化將清除所勾選模塊的數據，謹慎操作，建議事先備份。系統剛剛安裝好之后，不要急著初始化，可以先用測試數據來熟悉系統功能。

系統正式上線時，可以保留一個賬套用于測試練習，重新建立一個正式賬套，并且只對正式賬套進行初始化。

（3）導入基礎數據到ERP

整理完基礎數據后，打開【系統設置】/【基礎數據接口】模塊，點【導入模式】，選左邊某分類，拷貝Excel數據，如圖8-4，然后點系統的【粘貼】，最后點【保存】，如圖8-5。把前面模擬劇本所涉及到的基礎數據，用同樣的方法都導入到ERP中。

圖8-4 按鍵盤Ctrl + C 鍵拷貝Excel數據

圖8-5 基礎數據接口-導入模式

提醒：拷貝Excel數據時，建議連同列頭一起拷貝，以便粘貼到系統后，對系統列頭進行對比，防止錯位，核對無誤后，再把列頭刪除。同時，注意導入提醒。 

如果導入時出現“重復鍵”錯誤，是因為要導入的數據在系統中已經存在（或隱式存在，查詢時不顯示），可以更改導入選項為“先清除再導入”，如圖8-6。

圖8-6 更改導入選項

在導入過程中，最可能失敗的是BOM導入，有幾點尤其需要注意，如圖8-7。

圖8-7 BOM導入注意點

8.2 系統參數

打開【系統設置】/【子系統參數】，點【公共】，設置小數位數，如圖8-8。

? 開賬年度：啟用ERP系統時所在年度。

? 開賬月份：啟用ERP系統時所在月份。

? 當前年度：當下年度，每月初更改此值。

? 當前月份：當下月份，每月初更改此值。

? 稅率%：系統單據默認的稅率。

? 數量保留小數位數：系統單據中數量相關字段保留的小數位數，最多6位。

? 單價、金額保留小數位數：系統單據中金額相關字段保留的小數位數，最多6位。

? 單頭只顯示第一行：單據流水簿界面，通常一行單頭對應于多行單身，啟用后顯示更簡潔，對導出Excel沒有影響，導出的數據不會隱藏。

? 表格背景顯示斑馬條紋：單據流水簿界面，相連單號顯示不同顏色，便于把每張單據看成一個整體。

? 基礎數據被引用后不可刪除（客戶、供應商）：啟用后，必須把相關單據都刪除后，才可以刪除基礎資料，防止單據找不到歸屬。

? 業務單據流程先后關卡控制（采購訂單、銷售訂單、工單）：啟用后，系統關聯單據間一環卡一環，體現ERP對業務的規范和控制。

? 數據庫更新日期：預留功能，用于系統數據庫表結構的升級與更新。

圖8-8 子系統參數-公共

8.3 功能詳解

8.3.1 系統初始化

一般在新建立賬套后，通過系統初始化功能，可以批量刪除新賬套中系統自帶的供模擬練習使用的基礎資料和業務單據，參見流程模擬部分。

8.3.2 分類及編碼規則設定

要正式實施ERP系統，首先要做的第一件事情就是確定編碼原則，特別是“貨品”、“客戶”、“供應商”這3大基礎數據的編碼原則。

編碼有一個原則、二個方法：

一個原則：唯一性原則，對貨品來說，就是一物一碼；對客戶、供應商來說，就是根據客戶編碼可以唯一區分客戶，供應商同樣如此。

二個方法：“流水碼”和“特征碼”。

流水碼：顧名思義，就是1、2、3、……。

特征碼：舉一個例子，身份證號碼，18位身份證號碼各位的含義：

（1）1-2位省、自治區、直轄市代碼； 

（2）3-4位地級市、自治州代碼； 

（3）5-6位縣、縣級市、區代碼； 

（4）7-14位出生年月日，比如19670401代表1967年4月1日； 

（5）15-17位為順序號，其中17位男為單數，女為雙數； 

（6）18位為校驗碼，0-9和X。作為尾號的校驗碼，是由號碼編制單位按統一的公式計算出來的，如果某人的尾號是0-9，都不會出現X，但如果尾號是10，那么就得用X來代替，因為如果用10做尾號，那么此人的身份證就變成了19位。X是羅馬數字的10，用X來代替10。

提醒：“流水碼”最大優點是編碼簡單，在用Excel整理基礎資料時，可以快速編碼，缺點是編碼本身只是一個流水號，無法根據編碼人工識別出它的含義。

“特征碼”編碼復雜，需要事先做好規劃，但是特征碼每一位編碼都具有含義，特征碼當中也有流水號部分。

流水碼、特征碼各有優缺點，在中小企業的ERP實踐中，客戶、供應商通常采用流水碼，貨品采用特征碼。

在ERP實施中，先制定分類及編碼規則表，如表8-1。根據企業自身的貨品情況進行分類，把握好分類的顆粒度，客戶、供應商編碼比較簡單，前綴+流水碼，3位流水碼可以容納999個往來單位，一般來說足夠了。

表8-1 分類及編碼規則表

提醒：在對貨品進行分類編碼的時候，固定的屬性才可以作為分類，要不然就失去了“特征碼”編碼方法的意義，好比身份證號碼是按照出生地這個固定的屬性進行編碼，如果對身份證編碼規格比較熟悉的話，一看身份證號碼，就知道是來自哪個省份。

反過來，如果以居住地這個變化的屬性進行編碼的話，問題來了，他今年居住在山東省，明年去了浙江省，那編碼就得跟著變化，要不就失去了意義（不能根據身份證號碼判斷其居住在哪個身份），如果編碼跟著變化屬性進行變化的話，就違背了“一物一碼”的原則。

然后依表進行設定，如圖8-9。

圖8-9 分類及編碼規則設定

8.3.3 基礎數據接口

幣加德ERP幾乎所有的基礎數據都可以從Excel導入/導出，參見流程模擬部分。

提醒：通過基礎數據接口導入基礎數據，是為了使ERP能夠快速上線，導入模板包含了主要信息，但并不完整，很多體現ERP控制點的信息都沒有包含進去。

在系統上線后，如果有新的基礎資料，直接在ERP相應模塊手工錄入進去。不要再使用這個接口導入/導出，即使是導出，每個基礎資料模塊都有導出功能，導出的信息更完整。

8.3.4 客戶

客戶資料，如圖8-10，主要字段如下：（客戶分類參閱“8.3.8輔助資料”）

? 適用價格、折扣率%：影響報價單、銷售訂單、銷售出庫單的價格。

? 付款條件、對賬日、付款日：比如月結30天等，影響應收賬款的賬期。

? 信用額度、已用額度、額度不足：影響銷售訂單/銷售出庫單的保存。銷售出庫單/銷售退回單在審核/反審核時，會更新“已用額度”的值（也可以手工維護）。

圖8-10 客戶資料

8.3.5 供應商

供應商資料，如圖8-11，主要字段如下：（供應商分類參閱“8.3.8輔助資料”）

? 付款條件、對賬日、付款日：比如月結30天等，影響應付賬款的賬期。

圖8-11 供應商資料

8.3.6 貨品，客戶料號，供應商料號

（1）貨品資料，主鍵為貨品代碼，也稱品號、料號，如圖8-12，主要字段如下：

? 庫存單位、采購單位、銷售單位：分別對應庫存變化相關的單據、采購單據、銷售單據。

采購系統：

? 標準進價：如果未對該貨品做過核價單，采購單據錄入時默認帶出的價格。

? 主供應商：如果未對該貨品做過核價單，請購單錄入時默認帶出主供應商。

? 進價控制、進價上限、含稅（采購）：如果啟用進價控制，則采購單據的價格不能高于這里的上限價格。

? 最低補量MOQ：考慮到采購的經濟性，最小購買數量。

? 補貨倍量MPQ：有的貨品體積較小，放在包裝容器中，只能一包一包的購買。

銷售系統：

? 零售價、定價一~定價四：定義好不同的價格，以便在客戶資料中選用。

? 售價控制、售價下限、含稅（銷售）：如果啟用售價控制，則銷售單據的價格不能低于這里的下限價格。

倉庫系統：

? 庫存上限、庫存下限：庫存警告報表的依據，同時，庫存下限也是MRP運算公式中的安全存量。

? 主要來源：決定在MRP運算生單時默認生成的單據，采購件生成請購單，自制件生成工單，委外件生成委外工單。

? 庫存單位2：啟用雙單位管理時才需設定。

其他：

? 是否批次管理：在倉庫子系統參數中啟用了批號管理的前提下，是否啟用該貨品的批次管理。

圖8-12 貨品資料

（2）客戶料號。維護內部料號與客戶料號的對應關系，如圖8-13。

圖8-13 客戶料號

（2）供應商料號。維護內部料號與供應商料號的對應關系，如圖8-14。

圖8-14 供應商料號

8.3.7 倉庫，計量單位

（1）倉庫資料，如圖8-15，主要字段如下：

? 不納入MRP運算：放在此倉庫的東西，在MRP運算時計算在內。

圖8-15 倉庫資料

（2）計量單位資料，如圖8-16，主要字段如下：

? 單位：所有單據中只會用到此字段的值。其他字段只是備注說明。

圖8-16 計量單位資料

8.3.8 部門，員工，輔助資料

（1）部門資料。為了系統的簡潔性，沒有使用樹狀結構來描述部門，如果實際情況部門之間有歸屬關系，可以在編碼時體現，比如，生產部下設品質組和計劃組，以數字1開頭表示生產部，這樣來編碼：100|生產部、101|品質組、102|計劃組。如圖8-17。

圖8-17 部門資料

（2）員工資料。錄入部門、工號、姓名、性別即可，系統用戶從員工資料引入，如圖8-18。

圖8-18 員工資料

（3）輔助資料。如圖8-19，輔助資料分類如下：

? 銷售類型：對銷售單據的分類，比如內銷、外銷。

? 客戶類別：

a.如果企業客戶不多，無需分類，忽略此；

b.如果需要簡單分類，使用此字段；

c.如果需要復雜分類，體現出層級，請使用【系統設置】/【分類及編碼規則設定】。

? 采購類型：與銷售類型類似。

? 供應商類別：與客戶類別類似。

? 請購類型：比如生產請購、雜項請購。

? QC判定：比如合格、不良、報廢。

圖8-19 輔助資料

8.3.9 現金銀行賬戶，結算方式

（1）現金銀行賬戶。把企業所有的現金/銀行賬戶維護進系統，同時把每個賬戶的期初金額維護進去，如圖8-20。

圖8-20 現金銀行賬戶

提醒：注意現金銀行賬戶的期初余額與應收/應付系統的期初余額的區別：現金銀行賬戶的期初余額是公司賬戶的余額，會影響到現金日記賬/銀行存款日記賬的期初余額；而應收系統/應付系統的期初余額是客戶/供應商的余額，會影響到客戶對賬單/供應商對賬單的期初余額。

（2）結算方式。定義系統中所要使用到的結算方式，如圖8-21。

圖8-21 結算方式

8.3.10 幣別，價格條件，付款條件

可以在系統的輔助功能區，也就是點【...】彈出菜單中顯示，如圖8-22。

圖8-22 幣別，價格條件，付款條件

（1）幣別。如果企業除了人民幣外，還有外幣交易，首先需要定義幣別，如圖8-23。

圖8-23 幣別

（2）價格條件。如果企業還有外銷業務的話，需要維護好價格條件，如圖8-24。

圖8-24 價格條件

外貿常用價格條件，如表8-2。

表8-2 常用價格條件

（3）付款條件。企業的業務往來中除了現金交易外，普通存在按賬期月結的情況，在系統中通過付款條件來定義什么賬款到期，什么時候該付款了，如圖8-25。

圖8-25 付款條件

付款條件計算邏輯舉例：

假設 [對賬日] 為每月 20 號，[付款日] 為每月 8 號，則計算邏輯如下：

■ 應收基準日“出貨日”

  1) 2016-01-05 發貨，對賬日之前，從2016-01-05 起算，加一個月至2016-02-05 到期，應付款日2016-02-08

  2) 2016-01-25 發貨，對賬日之后，從2016-01-25 起算，加一個月至2016-02-25 到期，應付款日2016-03-08

■ 應收基準日“出貨日次月初”

  1) 2016-01-05 發貨，對賬日之前，在賬期2015-12-20~2016-01-19 段，從2016-02-01 起算，加一個月至2016-03-01 到期，應付款日2016-03-08

  2) 2016-01-25 發貨，對賬日之后，在賬期2016-01-20~2016-02-19 段，從2016-03-01 起算，加一個月至2016-04-01 到期，應付款日2016-04-08

■ 加天數

  發貨日期，加上相應天數，再按上面規則計算。

提醒：付款條件、對賬日、付款日都在客戶資料中設置，銷售訂單中選了客戶，會自動帶出付款條件，銷售出庫單中選了客戶，不但會自動帶出付款條件，而且會根據銷售出庫日期，結合對賬日、付款日，推算出預結賬日、預付款日，并且倉庫人員在打單時不能修改，如果客戶的付款條件有變，比如從“月結30天”變為“月結60天”，則需要變更客戶資料中的付款條件，變更之后，再次錄入銷售出庫單時，會以新的付款條件進行推算。

變更客戶資料只會影響之后錄入的銷售訂單/銷售出庫單的付款條件、預結賬日、預付款日，之前錄入的單據不受影響。

8.3.11 出入類別

其他入庫單的“入庫類別”，其他出庫單的“出庫類別”，除了系統內置的（#開頭）以外，還可以自行定義，自定義的出入庫類別代碼不能以“#”開頭，如圖8-26。

圖8-26 付出入類別